Politique de protection des données
Introduction
La présente Politique de protection des données personnelles (la « Politique ») décrit les types de données personnelles, c’est-à-dire toutes les informations relatives à des personnes physiques identifiées ou identifiables (les « personnes concernées » ou « vous »), que nous collectons lorsque vous interagissez avec nous en ligne (via notre site internet) ou hors ligne, à quelles fins nous utilisons ces données personnelles, avec qui nous pouvons les partager, et les droits et les choix dont vous disposez concernant notre utilisation de vos données personnelles. Cette Politique décrit également comment vos données personnelles sont sécurisées et comment vous pouvez nous contacter au sujet de nos pratiques de confidentialité.
Veuillez lire cette Politique de protection des données personnelles avant d’utiliser notre site ou de nous soumettre vos données personnelles de quelque manière.
Article 1 : Le responsable du traitement
Vos données personnelles sont collectées et traitées, conformément à la loi applicable, de la manière et pour les finalités décrites dans la présente Politique de protection des données personnelles, par :
La Fondation Biermans-Lapôtre,
Fondation de droit français reconnue d’utilité publique par décret du 24 janvier 2011 (JORF du 26 janvier 2011), ayant son siège au 9A, boulevard Jourdan, à 75014 Paris,
représentée par sa Directrice ou son Directeur,
ci-après la « FBL », la « maison » ou « nous ».
Article 2 : Les données personnelles collectées et traitées par la FBL et les catégories de personnes concernées
Nous collectons les données personnelles directement auprès des personnes concernées, en particulier auprès des visiteurs de notre site internet, des visiteurs de la maison, des résidents (y compris les anciens résidents/alumni) et leurs invités, des fournisseurs et leurs représentants, des participants à des événements de la FBL, des locataires ou des utilisateurs des espaces de la maison et de nos donateurs, dans les cas suivants :
• connexion et fourniture de données personnelles sur le site de la FBL,
• échanges avec les services de la FBL (relation avec les résidents, fournisseurs, clients, donateurs…),
• demandes d’informations, prise de contact et fourniture d’une prestation par la FBL (hébergement, visite, location et mise à disposition d’espaces,…),
• inscription aux newsletters,
• organisation et participation aux événements de la FBL,
• interaction sur les réseaux sociaux, ou
• contrôle des accès à la FBL et vidéo-surveillance.
La FBL s’engage à collecter uniquement les données personnelles nécessaires pour les finalités décrites à l’article 3 ci-dessous. Ces données personnelles peuvent concerner, selon les cas :
1. l’identité des personnes concernées (nom, prénom, domicile, nationalité),
2. leurs coordonnées de contact (adresse postale, adresse de courrier électronique, coordonnées de personnes à contacter en cas d’urgence, numéro de téléphone fixe ou portable),
3. leur âge,
4. leur sexe,
5. leurs études (type d’étude, année d’étude, établissement d’enseignement/université), titre ou profession,
6. leurs centres d’intérêts,
7. leurs coordonnées bancaires,
8. leurs choix et préférences concernant les newsletters, communications et invitations aux événements de la FBL,
9. les images (images de vidéosurveillance, conformément à la législation applicable) ou images ou photographies prises lors d’événements (sous réserve du consentement de la personne concernée),
10. les adresses IP des ordinateurs des usagers dans le cadre de leur connexion au Wi-Fi,
11. les données relatives au processus d’admission et au séjour au sein de la FBL (allocation de chambre, dates de séjour, comité des résidents, contrôle d’accès/badge, maison d’origine pour les étudiants brassés)
12. les types d’informations demandées et les prestations et services fournis (location ou mise à disposition de salles) et l’historique de ceux-ci,
13. les données liées aux contrats avec les clients, fournisseurs, partenaires, et donateurs, les factures et données de paiement, et
14. les données concernant la participation à des événements organisés par ou à la FBL, y compris les données d’enregistrement et accès.
De manière générale, la FBL ne collecte pas de catégories spéciales de données relatives aux personnes concernées, hormis dans des cas exceptionnels, par exemple des données relatives à la santé dans le cas où le traitement est nécessaire à la sauvegarde des intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne physique dans le cas où la personne concernée se trouve dans l’incapacité physique ou juridique de donner son consentement, lorsque le traitement est nécessaire pour des motifs d’intérêts publics importants sur la base du droit de l’Union européenne ou d’un Etat membre ou est nécessaire à la constatation, à l’exercice ou à la défense d’un droit en justice. La fourniture des données personnelles est généralement nécessaire dans le cadre de l’exécution d’un contrat avec la FBL ou conditionne la conclusion d’un contrat avec la FBL. Excepté lorsque nous indiquons que la fourniture des données est facultative, nous pouvons ne pas être en mesure de vous répondre ou fournir les informations ou prestations demandées si vous ne fournissez pas vos données personnelles.
Article 3 : Finalités et bases légales du traitement des données personnelles
Les données personnelles sont collectées selon les cas pour les finalités suivantes, et leur traitement se fonde sur les bases légales suivantes :
Lorsque le traitement des données personnelles est fondé sur les intérêts légitimes de la FBL, ces intérêts légitimes comprennent la promotion des activités et événements de la FBL, la bonne gestion et la sécurité de la maison et des résidents, la sécurité des réseaux, les relations avec les clients, fournisseurs et donateurs, la gestion des plaintes et litiges. La FBL opère une pondération entre ces propres intérêts mentionnés ci-dessus et les intérêts et les droits et libertés fondamentaux des personnes concernées.
Article 4 : Destinataires et partage des données
Les données personnelles collectées par la FBL sont prioritairement utilisées par les services internes de la FBL.
La FBL peut toutefois être amenée à partager les données personnelles avec des tiers, notamment :
• avec d’autres maisons ou services de la Cité Internationale Universitaire de Paris, notamment dans le cadre d’actions conjointes, pour les finalités détaillées à l’article 3 ci-dessus;
• avec des autorités administratives ou judiciaires dans le cadre du respect d’obligations légales ;
• avec des sociétés d’assurance, banques, experts comptables et conseils juridiques externes; ou
• avec des autorités judiciaires, avocats et autres conseils, dans le cadre de la gestion de procédures judiciaires.
La FBL peut également faire appel à des prestataires de services externes (sous-traitants), agissant pour le compte et sous les instructions de la FBL, par exemple, des prestataires de services de technologies de l’information, de sécurité et de nettoyage. La FBL impose des garanties contractuelles appropriées à ces sous-traitants conformément à la législation applicable.
Dans tous les cas, la FBL s’efforce de s’assurer que les destinataires se soient engagés dans une démarche de respect de la réglementation en matière de protection des données personnelles.
Article 5 : Conservation des données
Les données personnelles sont conservées pour une durée qui n’excède pas la durée nécessaire aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées.
Article 6 : L’exercice de choix et le contrôle sur les données personnelles
Vous pouvez contacter à tout moment la direction de la FBL à communication@fbl-paris.org ou à l’adresse mentionnée ci-dessus, pour :
• modifier vos préférences concernant la façon dont la FBL communique avec vous (par exemple, si vous souhaitez vous désabonner de la newsletter ou ne plus recevoir des informations par courriel en tant qu’alumni),
• exercer votre droit d’accès, de rectification, d’opposition, de limitation du traitement et de suppression des données qui vous concernent, et, le cas échéant, de portabilité de vos données. Vous devez alors indiquer les données concernées en vous identifiant de manière précise (copie de la carte d’identité ou passeport qui sera détruite sans délai après traitement de la demande). Les demandes de suppression sont traitées sous réserve du respect des obligations légales de la FBL en matière notamment d’archivage ou de conservation de certains documents et qu’elles ne soient plus nécessaires à l’exécution de prestations fournies par la FBL, à l’exécution d’un contrat ou à constatation, de l’exercice ou de la défense de droits en justice.
Pour toute question relative à la présente Politique de protection des données personnelles, aux données personnelles ou pour toute remarque ou suggestion, vous pouvez contacter la direction de la FBL à communication@fbl-paris.org ou à notre adresse postale ci-dessus.
Article 7 : Modification de la présente Politique de protection des données personnelles
La présente Politique de protection des données personnelles peut être complétée, modifiée ou mise à jour notamment en cas d’évolution de la réglementation. Ces modifications feront l’objet d’une mention sur le site de la FBL.
